Me construí una plataforma de operación con IA: qué resolvió y qué no

En julio conté cómo me construí un CRM propio con IA para los contactos que llegan por este sitio. Resolvió eso. Pero me dejó a la vista un problema más grande: el CRM era solo uno de los lugares donde vivía mi trabajo, y no el más desordenado.

El problema: tres tipos de pendientes en cinco lugares

Mi trabajo tiene tres carriles que se cruzan todo el día. Lo personal. Lo de clientes, que es mi trabajo en la agencia donde trabajo. Y la marca personal: este sitio, el blog, el contenido. Cada carril había ido juntando su propia herramienta.

• Las tareas de los contactos del sitio vivían en el panel del CRM.
• El seguimiento del presupuesto de pauta era un reporte que genera un script en mi computador.
• Los dashboards de clientes estaban publicados en otro servicio.
• Tenía además una app de productividad que había armado antes, con su propia base de datos.
• Y las reuniones, en el calendario, que no conversaba con nada de lo anterior.

Ninguna de esas herramientas estaba mal por separado. El problema era que ninguna respondía la pregunta que me hago todos los lunes: ¿qué tengo esta semana, con quién, y qué se me está pasando? Para contestarla tenía que abrir cinco pestañas y hacer la suma en la cabeza. Igual que con el CRM, el problema no era el volumen: era la dispersión.

La decisión: una sola plataforma, no un panel más grande

El camino obvio era seguir agrandando el panel de mi sitio. De hecho, lo intenté: le agregué una pestaña "Mi semana" con tareas globales. Funcionó, y el mismo día que la agregué decidí sacarla.

La razón: el panel del sitio tiene un trabajo claro, que es atender a las personas que me escriben. Meterle la operación completa (tareas de clientes, presupuestos, reuniones) lo iba a convertir en un cajón de sastre. Así que tomé la decisión contraria: una plataforma aparte, en su propio subdominio, que fuera el único lugar donde miro mi operación.

Y una regla que me ahorró mucho trabajo: nada de base de datos nueva. La plataforma usa la misma base de datos del sitio. Una sola fuente de datos, dos pantallas. Las tareas que nacen en el CRM aparecen solas en la plataforma, y lo que marco como hecho en un lado queda hecho en el otro. La app de productividad anterior había sido lo opuesto: otra base, otra isla.

Qué construí

Hoy tiene cuatro partes:

Un resumen que contesta la pregunta del lunes

Es la portada. Arriba, cuatro números: tareas vencidas, para hoy, para el resto de la semana, y cuántos clientes tienen algo pendiente. Debajo, las tareas más urgentes, las reuniones de los próximos siete días, y una tarjeta por cliente con su próxima tarea y la última nota que dejé. Si hago clic en un cliente, llego a su ficha: sus pendientes y una bitácora con acuerdos y contexto que voy cargando.

Tareas en tres vistas

La misma lista, vista de tres formas según lo que necesito decidir:

• Semana: un calendario de lunes a domingo. Arrastro una tarea a otro día y queda reprogramada.
• Por cliente: tarjetas agrupadas por cliente, por lo personal y por la marca, con las vencidas primero.
• Tablero: por hacer, en curso y hechas. Arrastro para cambiar el estado.

Crear una tarea es escribir el título y apretar Enter, con atajos para "hoy", "mañana", "lunes" o "viernes". Parece un detalle, pero es lo que decide si una herramienta de tareas se usa o no: si anotar algo toma más de unos segundos, termina anotado en un papel.

El calendario adentro, no al lado

Las reuniones de mis calendarios de trabajo aparecen en el resumen y en la vista semanal. Si el título de una reunión nombra a un cliente, la reunión aparece también en su tarjeta. No las edito desde ahí: solo las veo junto a las tareas, que era lo que faltaba.

Una bandeja de ideas

Lo último que agregué, a fines de septiembre. Muchas ideas buenas me aparecían en medio de otra cosa, a veces en una conversación con la IA, y se perdían en el historial. Ahora tienen un lugar: entran como "nuevas", las evalúo, y las descarto o las convierto en tarea con un clic.

Cómo lo hice y cuánto tardé

Lo construí con Claude Code, la misma herramienta con la que construí este sitio. No sé programar, y el proceso fue el que ya conté: yo decido qué necesito y cómo debería sentirse, la IA escribe el código, y yo reviso, pruebo y corrijo.

La técnica es deliberadamente simple: páginas en HTML, CSS y JavaScript sin framework, servidas desde Cloudflare, sobre la base de datos que el sitio ya tenía. Todo el código son unas 1.100 líneas.

Sobre el tiempo, lo que tengo anotado: la primera versión quedó funcionando en producción el mismo día que decidí hacerla, y esa misma noche le conecté el calendario. Los módulos siguientes fueron llegando en sesiones sueltas durante las semanas siguientes. No llevo la cuenta de horas, así que no voy a inventar una.

Hubo un error que vale la pena contar. En el panel del sitio, la clave de acceso viajaba en la dirección web: cómodo, pero cualquiera que viera esa URL (en el historial, en una captura) tenía la llave. Al armar el acceso de la plataforma nueva lo corregí en las dos, ese mismo día: ahora se entra con un formulario y la sesión queda en una cookie. Construir rápido con IA no te exime de revisar la seguridad. Te obliga a revisarla tú, porque nadie más lo va a hacer.

Qué resolvió

• La pregunta del lunes se contesta en una pantalla. Vencidas, hoy, semana, reuniones y clientes, sin sumar de memoria.
• Los tres carriles conviven. Lo personal, lo de clientes y la marca están en el mismo lugar, con filtros para separar cuando lo necesito.
• Los pendientes de las sesiones de trabajo no se pierden. Desde las mismas sesiones de trabajo con la IA puedo crear una tarea o una idea con un comando, y aparece en la plataforma. Antes, lo que quedaba pendiente al cerrar una conversación dependía de que yo me acordara.
• El CRM y la plataforma no se pelean. Al compartir la base de datos, no hay nada que sincronizar.

Qué no resolvió (todavía)

Acá la parte honesta:

• El presupuesto de pauta sigue afuera. Era el primer módulo después de tareas y todavía no está. Ese reporte sigue viviendo en mi computador.
• Los dashboards son enlaces, no datos. La plataforma me lleva a ellos, pero no me muestra las métricas clave de cada cliente.
• Las minutas de reuniones no están. Era parte del plan original y sigue en la lista.
• Mi calendario personal no quedó conectado. Los de trabajo sí. El personal falló porque el permiso para compartirlo no se guardó, y no lo he vuelto a configurar.
• El respaldo depende de mí. Los datos viven en la base de datos de Cloudflare y puedo descargarlos en una planilla, pero el respaldo automático está pendiente. El código estuvo semanas sin versionar en un repositorio hasta que lo subí, justo antes de publicar esto. Es el tipo de deuda que no duele hasta el día que duele.

Nada de eso es un fracaso, pero sí es un recordatorio: la primera versión sale rápido, el resto es mantenimiento y constancia. Y eso no lo acelera ninguna IA.

Construir o comprar: lo que me dejó este proyecto

Con dos herramientas propias funcionando, tengo una opinión más formada que hace unos meses. No es "constrúyelo todo". Es más bien esto:

Construye cuando el valor está en conectar, no en la función

Hay cientos de gestores de tareas buenos. Ninguno sabe que un contacto de mi sitio tiene una tarea pendiente, ni cuál de mis reuniones es con qué cliente. Lo que construí no es un mejor gestor de tareas: es un gestor conectado a mis datos. Si lo que necesitas es la función sola, cómprala.

Construye cuando ya tienes los datos

La decisión que más tiempo me ahorró fue no crear una base de datos nueva. Si tu información ya vive en algún lado (una planilla, un CRM, tu sitio), una herramienta propia que la lea puede ser chica. Si tienes que migrar todo a un sistema nuevo, el costo sube mucho.

Cuenta el mantenimiento antes de empezar

Con una herramienta comprada, el respaldo, la seguridad y las actualizaciones son problema de otro. Con una propia, son tuyos. Mis dos pendientes más serios (respaldo y control de versiones) son exactamente eso. Si no vas a tener tiempo para cuidar lo que construyas, compra.

Personal no es lo mismo que de equipo

Esto lo uso yo, y si algo se rompe, lo arreglo yo. Una herramienta interna para un equipo de diez personas pide otra cosa: permisos, soporte, documentación, alguien a cargo cuando quien la construyó se va. Para una persona con marca propia o un negocio chico, construir con IA ya es una opción real. Para una empresa, la pregunta es la misma pero la cuenta del mantenimiento pesa bastante más.

Lo que me llevo

Hace dos años, una persona sin formación técnica no tenía su propia plataforma de operación funcionando en un día. Hoy sí. Lo que no cambió es que la parte difícil no es el código: es saber qué necesitas, decir que no a lo que sobra, y sostener lo que construiste cuando la novedad se acaba.

Si estás en ese punto, con el trabajo repartido en cinco herramientas que no se hablan, la pregunta no es qué app comprar. Es qué pregunta necesitas contestar cada lunes y dónde viven hoy los datos para contestarla. Desde ahí se decide si construir, comprar o simplemente ordenar. Es la conversación con la que parto cuando trabajo automatizaciones con IA.